È un contenitore con uno o più documenti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), con i loro metadati di riferimento.
E’ un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. AgID, con la Circolare n. 65/2014, ha definito le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico. Le pubbliche amministrazioni, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati. Aruba è stata tra le prime aziende italiane ad ottenere l’accreditamento e conservarePA.it è partner di Aruba.
Dal il 12 ottobre 2015, le pubbliche amministrazioni sono tenute ad attenersi alle disposizioni contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, che prevede la trasmissione al sistema di conservazione del registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento, praticamente ogni giorno. Non è necessaria la sottoscrivere il registro con la firma digitale.
Le regole in materia di conservazione, elencano in modo specifico i formati documentali da adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti. In conformità a quanto previsto dalla Regole Tecniche, conservarePA.it consentirà l’invio in conservazione di documenti che si presentino in uno dei seguenti formati:
- documenti pdf (pdf – pdf.p7m -pdf.tsd – pdf.p7m.tsd)
- documenti xml (xml – xml.p7m – xml.tsd – xml.p7m.tsd)
- zip – bmp – gif – jpg – tiff – txt
Come previsto dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta “mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica”, ovvero mediante la compilazione del modulo F24. Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del citato decreto del Ministero. L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse
La marca temporale fornisce un riferimento temporale opponibile ai terzi. Questo si rende necessario per dimostrare che l’apposizione della firma digitale su un documento è avvenuta quando il certificato di firma era valido e per attestare l’esistenza di un documento ad una determinata data e ora. Solitamente i documenti originali cartacei e inviati in conservazione mediante copia per immagine (scanner) non necessitano della marca, mentre per i documenti originali digitali occorre una valutazione più attenta. L’art. 2215-bis del Codice Civile, ad esempio, impone che “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato“. Il processo di conservazione a norma di Aruba prevede l’apposizione di firma digitale e marca temporale sui pacchetti di archiviazione (costituiti dal documento conservato e i relativi metadati di ricerca) da parte del Responsabile del servizio di Conservazione di Aruba, ma soltanto al termine del processo e allo scopo di attestare il momento esatto in cui il documento è da considerarsi conservato. Per i documenti prodotti dal cliente, pertanto, andrà valutato caso per caso se su di essi dovranno essere apposti dei riferimenti temporali opponibili ai terzi prima dell’invio in conservazione, in particolare per rispondere a requisiti formali imposti dalla normativa o attestare il momento di formazione del documento.
Come previsto dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, cioè entro tre mesi dalla scadenza dei termini per le dichiarazioni annuali relative all’anno di esercizio.
No, l’invio dell’impronta d’archivio all’Agenzia delle Entrate non è più un obbligo normativo.
Certamente, sono già previste tipologie documentali dedicate alla documentazione non fiscale (contratti, deliberazioni, determinazioni, documenti protocollati, registri…). Oltre alle tipologie documentali standard, è comunque possibile richiedere a conservarePA.it la creazione di tipologie documentali nuove concordando i metadati e le modalità di invio.
Tutte le 85 tipologie documentali elencate nel Provvedimento attuativo 143663/2010 dell’Agenzia delle Entrate. La conservazione di queste tipologie è normata dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.
